Selvitys jäsentietojen käsittelystä

 

SELVITYS JÄSENELLE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

 

  • Rekisterin pitäjä
    • Kaapelin sairauskassa, vakuutuspalvelusopimuksella tehtäviä hoitaa Sairauskassa Rollikka
  • Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
    • Kassanjohtaja Raija Mustalahti
    • Osoite: Lapintie 3, 33100 Tampere
    • Puhelin: 040-592 7322, sähköposti: info@kaapelinsairauskassa.fi
  • Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
    • Tietojen käsittelyn perusteena on kassan jäsenyyssuhteen hoito, asiakaspalvelu, jäsenyyteen liittyvä tilastointi ja raportointi, sekä
    • Kassan sääntöjen mukaisten lisäetuuskorvausten käsittely ja maksaminen, asiakaspalvelu sekä korvauksiin liittyvä tilastointi ja raportointi
    • Perusteena käsittelylle on vakuutuskassalain 15 §:n mukainen jäsenyys Kaapelin sairauskassaan ja vakuutuskassalain mukainen toiminta (Tietosuoja-asetus artikla 9.2)
  • Henkilötietoryhmien tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet
    • Pääosin tiedot jäseneltä itseltään
    • Työnantajalta: työsuhteen/jäsenyyden alkaminen sekä jäsenen tiedot jäsenrekisteriä varten, jäsenmaksutiedot, tiedot palkattomista poissaoloista, työsuhteen/jäsenyyden päättymistieto
    • Palveluntuottajalta: suoralaskutussopimukseen liittyvät tiedot, jotka tarvitaan korvauksen käsittelyyn ja joiden luovuttamiseen jäsen antaa luvan kassan jäsenkorttia käyttäessään
  • Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
    • Tietoja luovutetaan vain jäsenen suostumuksella tai jäsenen erillisestä pyynnöstä.
    • Vakuutuskassalain 165c§:n mukaisesti lautakunnille sekä tieteelliseen tai historialliseen tutkimukseen
    • Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
  • Rekisterien suojaus
    • Henkilötietoja käsittelevät kassan toimihenkilöt ja hallituksen jäsenet ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia vakuutuskassalain 165 §:n nojalla. Henkilöt ovat allekirjoittaneet vaitiolositoumuksen.
    • Nimetyt käyttövaltuudet ja tehtävät rajaavat oikeutta käsitellä henkilötietoja.
    • Kaikki henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukitussa arkistossa tai lukituissa kaapeissa. Tiloihin on pääsy vain toimihenkilöiden läsnä ollessa.
    • Tietojärjestelmiin on pääsy vain käyttöoikeudet omaavilla henkilöillä, omilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
    • Asiakaspalvelutilanteessa jäsen tunnistetaan henkilötunnuksen perusteella, ellei ole entuudestaan tunnistettavissa. Asiakaspalvelutilanteessa huolehditaan siitä, että jäsenellä on rauha asioida, eikä hänen tietojaan pääse ulkopuoliset näkemään tai kuulemaan.
  • Henkilötietojen säilyttämisaika
    • Jäsenyyteen liittyviä asiakirjoja säilytetään toistaiseksi.
    • Etuusasioihin liittyviä asiakirjoja säilytetään kirjapitolain mukaisesti kuluva+6 vuotta tai käyttötarkoituksen mukaisesti.
    • Asiakirjat hävitetään tietosuoja huomioiden
  • Rekisteröidyn oikeudet
    • Henkilöllä on oikeus tarkistaa, pyytää virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista sekä pyytää tietojensa siirtämistä järjestelmästä toiseen.
    • Em. Pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti kassanjohtajalle tai kassan hallitukselle
    • Kassa toimittaa tiedot pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnöstä, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa.
    • Jäsenelle toimitetaan tiedot, joita ei mahdollisen aikaisemman pyynnön perusteella ole toimitettu.
    • Mikäli jäsen katsoo, että häntä koskievien tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, on hänellä oikeus tehdä valitus tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle.